Rindegastos ® | Casos de Éxito | Adecco

A Adecco é uma empresa multinacional suíça, com presença em mais de 60 países, especializada em oferecer serviços de recrutamento de pessoal, busca de talentos, gestão de folha de pagamento e em geral oferecer soluções integrais na área de Recursos Humanos. Começaram a usar o Rindegastos em 2021.

Ramiro Chalen, Analista de Gestão Humana da Adecco Peru, conta como era o antigo processo de declaração de despesas.. “Tínhamos que digitar todos os dados de cada nota fiscal e recibo em Excel, depois fazer uma soma manual, depois imprimir a planilha e enviar para assinatura da gerência. Depois disso, tínhamos que anexar todos os recibos. Com o risco de perder mais do que um no processo” – recorda Ramiro com desagrado, acrescentando que – “na altura da revisão, nos víamos com um bloco enorme de recibos e tínhamos que conferir um a um. A gente passa a vida fazendo isso”.

“Se antes os nossos colaboradores demoravam uma semana para declarar as suas despesas, agora em minutos têm tudo pronto e aprovado. E em menos de uma hora se forem despesas acumuladas que não foram enviadas durante o mês”, afirma Ramiro.

Na Adecco, os documentos eram impressos, encadernados e depois enviados para o escritório de Lima. Lá, Ramiro precisava de alguns dias para conferir todas as informações. “Eu tinha que pesquisar por ano, por local e por pessoa. Quando encontrávamos o recibo que pediram na auditoria, tínhamos que somar manualmente para confirmar se os valores estavam corretos”. 

Além disso, com o Rindegastos, “com alguns cliques obtemos o relatório em Excel, fazemos uma tabela dinâmica e podemos analisar rapidamente, por exemplo, quanto uma pessoa gastou com alimentação ou se ultrapassou o máximo”, diz Ramiro com alegria, porque este é um trabalho que eles realizam não só na hora de uma auditoria, mas também no fechamento da folha de pagamento mensal.

“Às vezes a mudança assusta, mas depois de implantada a plataforma fica claro que é uma grande ajuda para todos os processos” -explica Ramiro- “Para nós que somos administradores da nossa empresa, é super fácil criar usuários, conceder e remover permissões, modificar fluxos de aprovação, entre muitas outras coisas”.

Foi assim que Ramiro conseguiu poupar tempo de trabalho e de sua vida privada, já que em mais de uma ocasião teve que levar documentos para casa para finalizar os relatórios de uma auditoria em andamento. Além disso, a Adecco já não investe mais em armazenamento, transferência, impressão e colagem de arquivos. Com o Rindegastos, tudo é poupança.