Marcela conta que, antes do Rindegastos, a empresa contava com um sistema interno desenvolvido por um programador da Engie Services. “Era básico, porque cobria as necessidades que a empresa tinha 10 anos atrás. Naquela época, não podíamos anexar documentos; não havia rastreabilidade do processo, ou seja, o usuário não tinha como saber em que etapa do processo estava a declaração; a reportabilidade era zero e não havia atualizações automáticas, portanto, era necessário inserir informações para que o sistema fosse atualizado. Além disso, fazer qualquer melhoria significava incorrer em um gasto extra, pois envolvia desenvolvedores externos”, esclarece.
Somado a isso, havia a perda dos comprovantes das despesas declaradas, como um problema frequente. “Nossa empresa possui escritórios em todo o Chile, então o risco de perda de documentos era muito alto e, na ausência de comprovante impresso, a despesa não podia ser declarada”.
O sistema que a Engie Services possuía não era muito fácil de usar, pois, se as informações não fossem salvas corretamente, não havia como recuperá-las e dados como os centros de custos das áreas tinham que ser inseridos manualmente.
Dessa forma, com o sistema antigo o processo de declaração complicava-se, pois facilmente poderia demorar 10 dias, como relata Marcela:
“O usuário enviava a declaração por e-mail, a direção tinha que aprovar, quando isso ocorria, era enviada para a recepção e dali encaminhada para mim para pagamento. Caso não fosse aprovada, era devolvida e todo o processo reiniciado.”