Rindegastos ® | Casos de Éxito | Flesan

Relatórios por todo lado

O Grupo Flesan foi fundado em 1981 no Chile e se expandiu para o Peru em 2007. São especializados principalmente no desenvolvimento de soluções para a construção, que integram desde a fase inicial, como o preparo do solo, até a entrega de um edifício, que pode ser comercial ou residencial. Isto graças à sinergia das suas múltiplas empresas especializadas em engenharia, construção e imobiliária.

 

José Allende, Gerente Geral de Serviços Compartilhados do Grupo Flesan, comenta que: “Sendo um grupo de várias empresas, tínhamos relatórios por todo lado, por isso decidimos implantar o Rindegastos, por ser a ferramenta que nos permitiria centralizar tudo e assim entregar a informação à contabilidade de forma clara.”

Um processo lento e de muito esforço

A Flesan fazia asa declarações manualmente. Luis García, Gerente da Unidade de Obras Públicas da Flesan, explica que: “ Antes da chegada do Rindegastos , usávamos uma planilha em Excel e tínhamos que anexar o comprovante como parte do procedimento interno. É aí que ficava mais tedioso. Tínhamos que usar a fotocopiadora para copiar as notas fiscais uma por uma.”

 

Além disso, Judith Zapata, Supervisora de Controle de Pagamentos e Balcão de Peças do Grupo Flesan, lembra que, para aprovar uma despesa, “tínhamos que ter certeza se continha a assinatura de cada pessoa, tanto do colaborador quanto do gerente”, lembra com desagrado. “Era preciso passar por cada um deles para que assinassem os documentos, anexassem todas as informações e depois enviassem para os escritórios”.

 

“Era uma dor de cabeça ter que correr atrás das pessoas para assinarem, porque sem assinatura tínhamos que rejeitar a despesa”. Explica Judith Zapata

O Rindegastos descomplica o complicado

Com o Rindegastos, o sistema de contabilidade foi simplificado. “O que eu faço primeiro é tirar uma foto de cada uma das notas fiscais e na hora de declarar a despesa vou anexando os comprovantes”, explica Luis, enquanto Judith acrescenta, “basta subir a informação, pedir a aprovação da despesa e eles mesmos conferem. É muito mais fácil.”

 

“No perfil do aprovador, a conferência é muito simples, a plataforma é muito fácil de usar”,

 

Integrações para tudo

O Rindegastos permite que as empresas operem com seus ERPs normalmente e em sincronia com as informações carregadas na plataforma. José explica que, na Flesan:

 

“Cada pessoa faz sua declaração, sobe seu recibo e declara as informações. Tudo isso vai então para um banco de dados, que integramos a um ERP. Assim, as conferências ficam mais simples , porque podemos buscar padrões de gastos ou, também, ver no que estão gastando mais e menos dinheiro, então, por exemplo, podemos pensar em fazer um convênio para nossos colaboradores”.

 

Além disso, no caso do Peru, como no Chile, o Rindegastos trabalha diretamente com o órgão de supervisão contábil do país. Sobre isso, Luis comenta que “o Rindegastos nos beneficia muito, em comparação com a metodologia que usávamos antes, pois funciona on-line com o SUNAT, então, por exemplo, quando você digita o número de identificação do contribuinte, se houver algum erro, o aplicativo dispara um alerta.”

 

Além disso, no Peru, é comum utilizar o sistema informático SAP, que permite gerenciar recursos humanos, financeiro-contábeis, produtivos, logísticos e muitos outros. Diante disso, José explica que a Flesan tem a plataforma Rindegastos diretamente integrada ao SAP, “ou seja, todas as despesas que chegam, nós categorizamos, atribuímos rubricas contábeis e um item de despesa para que depois passem automaticamente ao nosso SAP por integração.”

Implantação rápida e fácil

O novo sistema agiliza o trabalho de quem declara despesas, até quem confere e aprova. Judith acredita que a maior conquista do Rindegastos é que “nos ajuda muito a otimizar o tempo, porque para nós como área contábil nos ajuda a saber se a informação está duplicada, se o fornecedor está ativo ou não, além de não precisar esperar o fechamento do mês para conferir nosso histórico de compras” -e acrescenta- “nossos colaboradores se adaptaram muito rapidamente à plataforma Rindegastos”.

 

Além disso, José explica que desde o início “o processo de implantação foi bastante simples, graças aos nossos executivos, que conseguiram resolver todas as nossas dúvidas e realizaram treinamentos para o nosso pessoal. Desta forma, em um mês todos estavam operando e satisfeitos com a plataforma Rindegastos."

 

“O benefício mais importante que tivemos com o Rindegastos foi a eliminação de papel. Na Flesan, acreditamos que a questão ambiental é muito relevante e o Rindegastos adequava-se muito bem ao modelo que precisávamos, ou seja, um que fosse centralizado e que gerisse as notas fiscais diretamente na plataforma. A forma de declarar despesas é muito simples e a verdade é que foi um sucesso”.