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Sumário executivo

A Financeira OH! é a entidade que administra os cartões de crédito de toda a rede varejista do Grupo Interbank (InRetail). O Grupo Interbank atua no setor de bancos e seguros, varejo, hotelaria, restaurantes, imobiliárias, educação, administração, lotéricas e cinemas.

 

Jorge Luis Ching, Subgerente de ERP e Canais, nos conta sua experiência na gestão de declarações de despesas, caixa pequeno e verbas para mais de 250 pessoas distribuídas em 70 agências no Peru. “O processo de declaração era muito lento e as informações que a área de Contabilidade recebia eram insuficientes e heterogêneas. As declarações levavam 2 semanas para serem conferidas e se fossem encontrados erros nas planilhas de despesas provinciais (fora de Lima), esses relatórios tinham que ser devolvidos para correção, o que atrasava o processo por muito tempo.”

Viajando entre filiais

As declarações eram feitas em uma planilha, que eles tinham que imprimir e depois solicitar a aprovação dos chefes; mas os declarantes (supervisores de agência) visitavam constantemente as filiais, então as declarações de despesa eram feitas semanas depois, quando retornavam ao escritório. Tínhamos o mesmo problema no fluxo de aprovação, onde os responsáveis pela aprovação das despesas podiam ficar vários dias fora do escritório e as declarações ficavam paradas até retornarem.

Digitalizando as declarações de despesas

Normalmente, é difícil modificar os processos que as pessoas vêm fazendo há anos da mesma maneira. Ainda mais se a empresa que nos ofereceu essa mudança estiver em outro país e não tiver escritórios no Peru.

Por esta razão, decidimos implantar o serviço de forma faseada, onde no primeiro mês inscrevemos 50 usuários que foram treinados via Skype (videoconferência). No segundo mês, mais 100 usuários e no, terceiro mês, já tínhamos toda a empresa usando o Rindegastos.

 

“Correu tudo muito bem, nem foi necessário treinar todos os usuários, eles perguntavam aos usuários que haviam sido treinados ou apenas seguiam os manuais”.

 

Jorge Ching

“Os usuários agora podem declarar ou aprovar despesas de qualquer lugar usando o aplicativo, eles adoram isso! Eles não precisam mais preencher todas as informações manualmente, mas apenas selecionar as opções configuradas e a plataforma os notifica caso estejam violando as políticas da empresa.”

Resultados

As empresas devem adaptar-se às novas tecnologias, caso contrário, não conseguirão permanecer competitivas.

 

“Sabíamos que tínhamos que otimizar esse processo; só na Contabilidade, tínhamos uma pessoa que dedicava 80% do seu tempo gerenciando as planilhas de declaração, que aumentavam mês a mês.”

 

Jorge Ching

“Hoje, conferimos as declarações na mesma semana em que incorridas as despesas, a informação chega perfeitamente graças às validações da plataforma, e integramos o Rindegastos ao nosso ERP, com o que liberamos o tempo de um funcionário que foi designado para tarefas que geram mais valor para a empresa.

 

Além disso, como todas as informações são armazenadas em nuvem, reduzimos o uso do nosso centro de dados.”