Éxito en rendiciones de gastos corporativas

Marcela Herrera

Chile

marzo, 2024 Chile

En este artículo encontrarás

Resumen ejecutivo

Antes de Rindegastos

Una implementación amigable

Reportabilidad y trazabilidad

Resumen ejecutivo

Marcela Herrera, Jefa de Cuentas por Pagar de Engie Services, lleva once años en la empresa, hoy está a cargo de pago de proveedores internos y externos, donde realiza las planificaciones para pagos de rendiciones, caja chica, y también pago de facturas, entre otras cosas. Una tarea no menor si se considera que en esta empresa, proveedora de soluciones integrales de suministro y servicios energéticos, casi todos realizan rendiciones. ¿Los ítems más recurrentes? Alimentación y transporte.

Antes de Rindegastos

Marcela, nos cuenta que antes de Rindegastos la empresa tenía un sistema interno desarrollado por un programador de Engie Services. “Era básico, porque cubría las necesidades que tenía la empresa 10 años atrás. En ese entonces no podíamos adjuntar documentos; no había trazabilidad del proceso, es decir, el usuario no tenía cómo conocer la etapa del proceso en que se encontraba una rendición; la reportabilidad era nula y no había actualizaciones automáticas por lo que había que ingresar información para que se fuera actualizando el sistema. Además, hacer cualquier mejora significaba incurrir en un gasto extra, porque implicaba desarrolladores externos”, aclara.

A esto se sumaba como problema frecuente el extravío de los respaldos de las rendiciones. “Nuestra empresa tiene oficinas en todo Chile por lo que el riesgo de extraviar los documentos era altísimo y al no tener respaldo físico del gasto este no podía rendirse”.

El sistema con el que contaba Engie Services no era muy amigable, ya que, si la información no era guardada correctamente no había como recuperarla y los datos como los centros de costos de las áreas había que ingresarlos manual.

De esta manera, con el antiguo sistema el proceso de rendición se hacía engorroso, ya que podía demorar fácilmente 10 días, tal como relata Marcela:

“El usuario enviaba la rendición por correo electrónico, la jefatura debía aprobarla, cuando eso ocurría se enviaba a recepción y ellos me la derivaban a mí para el pago. Si no se aprobaba, se devolvía y se reiniciaba todo el proceso”.

Marcela Herrera

Una implementación amigable

Marcela reconoce el valor humano, la buena disposición y el profesionalismo de los ejecutivos de Rindegastos, cualidades que destacan en un proceso de implementación como este. “La implementación fue muy amigable para nosotros. Justo se nos ocurrió cambiar la plataforma de rendiciones, en el mismo momento que partimos con SAP R/3. Pero los profesionales de Rindegastos tuvieron la mejor disposición, sabían a lo que venían y tenían experiencia con SAP, por lo que nos apoyaron mucho con la migración a este sistema. Ellos se encargaron de todo, lo único que nos pidieron fue la información básica para armar el procedimiento. Tanto el proceso como la capacitación fue muy expedita”.

Con relación a las dificultades que pudieron experimentar los usuarios de la plataforma, la ejecutiva de Engie Services comenta que:

“No hubo resistencia en los trabajadores, al contrario, ya que a esta plataforma puedes acceder desde cualquier navegador o a través de su aplicación móvil y lo único que necesitas. Entonces ha sido mucho mejor para todos”

Marcela Herrera

Reportabilidad y trazabilidad: los beneficios más valorados

Al consultarle a Marcela por los puntos más positivos de la plataforma, indica que esta tiene muchas herramientas para hacer más expedita la rendición. De hecho, con Rindegastos el trámite demora unos 5 días en promedio, la mitad del tiempo utilizado con el sistema anterior. Pero, lo más valorable para esta ejecutiva tiene relación con las ventajas que tiene esta plataforma. “La reportabilidad y trazabilidad son excelentes. Por ejemplo, puedes bajar el reporte completo de un usuario y ver en detalle los movimientos de rendiciones y si le está dando correcto uso a sus fondos. También puedes detectar quién tiene más gastos en alimentación o quién es el que más gasta en combustible, entre muchas otras cualidades”.

Y sobre la trazabilidad, Marcela asegura que esa herramienta:

“Nos ha servido mucho para administrar las solicitudes de nuestros clientes internos, ya que el mismo usuario que rinde puede hacer seguimiento de las etapas de su rendición en la misma plataforma”

Marcela Herrera

Pero no solo los usuarios internos se han visto favorecidos por la implementación de Rindegastos, también agentes externos. En este sentido, Marcela comenta que “en las auditorías nos ha facilitado mucho el proceso, ya que nos permite darle acceso a los auditores para que consulten directamente la información, actividad que antes nos demandaba mucho tiempo”.

“En general, antes teníamos que estar pendientes del proceso de rendiciones y hoy funciona de manera automática, lo que nos da una mayor tranquilidad y nos permite dedicarnos a otros temas de nuestra área”.