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Resumen ejecutivo

Financiera OH!, es la entidad que administra las tarjetas de crédito de toda la cadena retail del Grupo Interbank (InRetail). El Grupo Interbank está dedicado al rubro de la banca y seguros, retail, hotelería, restaurantes, inmobiliarias, educación, administración, lotería y cines.

 

Jorge Luis Ching, Sub Gerente de ERP y Canales, nos cuenta su experiencia manejando las rendiciones, cajas chicas y fondos por rendir de más de 250 personas repartidas en 70 sucursales en Perú. “El proceso de rendiciones era muy lento y la información que recibía el área de Contabilidad era insuficiente y heterogénea. Las rendiciones tardaban 2 semanas en llegar a ser revisadas y si se encontraban errores en las planillas de gastos de provincias (fuera de Lima), estos informes debían ser devueltos para su corrección, lo cual demoraba mucho el proceso”.

Viajando entre sucursales

Las rendiciones las hacían en una planilla, la cual debían de imprimir y luego buscar las aprobaciones de sus jefes; pero los rendidores (Supervisores de Agencia) estaban constantemente moviéndose entre sucursales por lo que las rendiciones las hacían semanas más tarde cuando volvían a su oficina. El mismo problema lo teníamos en el flujo de aprobación, donde los encargados de aprobar los gastos podrían estar varios días fuera de la oficina por lo que las rendiciones quedaban paradas hasta que ellos regresen.

Digitalizando las rendiciones

Modificar aquellos procesos que la gente lleva haciendo por años de la misma forma suele ser difícil. Más aún si la empresa que nos ofrecía este cambio estaba en otro país y no contaba con oficinas en Perú.

Por lo mismo decidimos implementar el servicio de forma escalonada, donde el primer mes inscribimos 50 usuarios los cuales fueron capacitados via Skype (Video-Conferencia). El segundo mes otros 100 usuarios y al tercer mes ya teníamos toda la empresa usando Rindegastos.

 

“Todo salió muy bien, ni siquiera necesitamos capacitar a todos los usuarios, estos le preguntaban a los usuarios que habían sido capacitados o simplemente seguían los manuales.”

 

Jorge Ching

“Los usuarios ahora pueden rendir o aprobar los gastos desde cualquier lado usando la App, ¡Eso les encanta!. Ya no tienen que llenar toda la información de forma manual sino que solo van seleccionando las opciones configuradas y la plataforma les avisa si están incumpliendo las políticas de la empresa”.

Resultados

Las empresas deben de ir adaptándose a las nuevas tecnologías o de lo contrario no pueden seguir siendo competitivas.

 

“Nosotros sabíamos que teníamos que optimizar este proceso, solo en Contabilidad teníamos una persona que destinaba un 80% de su tiempo a gestionar las planillas de rendiciones las cuales aumentaban mes a mes”.

 

Jorge Ching

“Hoy las rendiciones las estamos revisando en la misma semana en la cual gastaron, la información llega perfecta gracias a las validaciones de la plataforma, y hemos integrado Rindegastos a nuestro ERP, con lo cual hemos liberado el tiempo de un empleado al cual se le ha asignado tareas que generan más valor para la empresa.

 

Además como toda la información está respaldada en la nube hemos disminuido el uso de nuestro data center”.