Rindegastos ® | Casos de Éxito | Copeval

Sumário executivo

A Copeval é uma empresa chilena fundada em 1956 que hoje se posiciona como líder na distribuição de insumos e serviços para todo o setor agrícola. Tem como objetivo fornecer todo tipo de soluções aos agricultores e empresas associadas ao setor e conta com mais de 20 filiais, centros de distribuição e abastecimento e fábricas de agroindústria em todo o Chile.

 

Jonathan Ibarra trabalha na empresa há mais de 10 anos e hoje atua como chefe de administração e serviços gerais, função na qual tem a missão de controlar documentos, escritório de peças e caixas do escritório central, encarregado de uma equipe de 5 pessoas. Conversamos com Jonathan sobre sua experiência com a implantação do Rindegastos, um marco com o qual finalmente conseguiram se despedir das planilhas em Excel, dos recibos e do armazenamento de papel.

Antes do Rindegastos

Em 2019, a Copeval decidiu incorporar o Rindegastos para a digitalização das declarações de despesas, caixa e verbas a declarar, além da otimização de seus processos internos. Jonathan conta que anteriormente os colaboradores utilizavam um módulo de declaração desenvolvido internamente em seu ERP e também por meio de planilhas em Excel, mas que era muito básico para atender às suas necessidades e que todo o processo se traduzia em perda de tempo e atrasos nos pagamentos.

 

“A implantação do Rindegastos no Copeval foi um acerto. Temos muitos centros de distribuição em todo o Chile, por isso nosso gerente administrativo e financeiro incentivou o processo. Antes tudo o que dizia respeito a declaração implicava um grande atraso, recebíamos recibos ilegíveis, sem comprovantes, e despesas que
não correspondiam.”

 

Jonathan Ibarra

Integração ao ERP

O que significa a integração do ERP com o Rindegastos?

 

O Rindegastos adapta-se facilmente a qualquer ERP do mercado ou sistema contábil que as empresas utilizem e para empresas corporativas possui múltiplos benefícios que permitirão otimizar ainda mais os tempos em relação às declarações de despesas.

 

Na Copeval não duvidaram dos benefícios da integração e a concluíram em 2019, conseguindo integrar o Rindegastos ao SAP em 45 dias, para que todas as informações contábeis dos usuários e centros de custo fossem transferidas automaticamente sem a necessidade de voltar a digitar uma declaração de despesas. O processo se torna mais robusto e auditável, pois não há interferência humana, evitando-se erros
de digitação.

 

Jonathan conta que o processo foi realizado em conjunto com as duas equipes
de TI.

 

“Graças a isso, todos os dados que são inseridos na plataforma vão exatamente para o nosso ERP: digitalização, fotos, digitação de despesas, etc. Além disso, o processo é bastante limpo, está todo estruturado pela Rindegastos para que seja um sucesso.”

 

Jonathan Ibarra

Resultados

Jonathan acrescenta que hoje são cerca de 350 colaboradores da Copeval que utilizam o Rindegastos, incluindo as áreas administrativa, comercial, gerencial e operacional, entre outras. Ele garante que é uma ferramenta que mudou completamente a forma como lançavam despesas anteriormente, com a possibilidade de poder acompanhar todas as despesas e declarações, com todas as informações disponíveis de qualquer lugar.

 

“O Rindegastos representou uma volta de 180° na forma como tínhamos de declarar despesas e vale a pena que outras empresas saibam como funciona. Hoje temos tudo digitalizado, com aprovadores, declarantes e políticas associadas. O gerenciador de relatórios é superpotente e ultimamente temos aproveitado bastante, porque também
é configurável.”

 

Jonathan Ibarra