Rindegastos ® | Casos de Éxito | Datamedica

Written by Vitalis Hadges | 7/out/2024 2:51:59

Conhecendo a Datamédica

Conversamos com Vitalis Hadges, gerente geral da Datamédica, e Andrea Mogollón, contadora da empresa, que nos contaram o antes e o depois de começar a trabalhar com o Rindegastos, as mudanças que observaram e os benefícios que a plataforma trouxe a todas as áreas da empresa.

A Datamédica dedica-se à venda e prestação de serviços de equipamentos médicos na área da diagnóstico por imagem, ou seja, tudo o que tenha a ver com diagnósticos na campo das imagens, como equipamentos de raios X, mamógrafos digitais, scanners e outros. Seus clientes estão localizados em todo o Chile e são principalmente clínicas, centros médicos e hospitais.

Entre os declarantes são engenheiros de serviços técnicos que visitam constantemente os clientes e executivos de vendas que se dedicam a visitas comerciais e demonstrações de equipamentos. No total, formam uma equipe de aproximadamente 25 pessoas que viajam constantemente dentro e fora de Santiago e cada viagem significa despesas e recibos a declarar.

Antes do Rindegastos

“No início de 2020 estávamos crescendo bastante e, por isso, o número de declarações de despesas aumentou exponencialmente. Naquela época, ouvi no rádio um anúncio do Rindegastos. Decidimos experimentar”, conta Vitalis.

Antes do Rindegastos, a Datamédica recebia fisicamente dezenas de recibos e declarações em papel, todos os dias. Os responsáveis pela parte administrativa não conseguiam processar todas as informações e acumulavam cada vez mais declarações para analisar e reembolsar.

Vitalis convidou sua equipe a testar a plataforma e foi um grande sucesso.

“Realmente, foi uma solução para nós, pois nos permite fazer o trabalho de declaração com muito mais rapidez, eficiência e facilidade tanto para a área administrativa quanto para os declarantes.”

Vitalis Hadges

Andrea Mogollón, responsável pela contabilidade da Datamédica, acrescenta que “não conseguíamos fazer baixar a pilha de declarações, porque o processo todo era muito lento. Normalmente tínhamos uma demora de até 15 dias na resposta aos colaboradores, o que gerava reclamações e transtornos.”

Como técnicos e engenheiros passam a maior parte do tempo em campo, não encontravam tempo para sentar em uma mesa e fazer as declarações, o que aumentava a demora na entrega das informações à área contábil.

“A comunicação não fluía entre as áreas, recebíamos reclamações sobre atrasos, e o processo inteiro, desde o momento em que a pessoa fazia o lançamento até a geração do reembolso, podia facilmente durar um mês”, acrescenta Andrea.

Declarando despesas como nunca

Desde a implantação do Rindegastos na Datamédica, diferentes áreas da empresa conseguiram poupar tempo nos trabalhos administrativos relacionados com a declaração, conferência e aprovação de despesas, podendo agora empregar essas horas para realizar tarefas que realmente agregam valor à empresa.

Miguel Arteaga, hoje gerente comercial, comenta que graças à chegada do Rindegastos, “atualmente podemos empregar esse tempo para atender clientes, avaliar orçamentos, propor novos negócios ou analisar o mercado com mais tempo. Somos mais eficientes com o tempo.”

“Facilitou muito a vida de nossos vendedores e aprovadores. A plataforma é muito fácil de usar, é intuitiva e a curva de aprendizagem é quase imediata”.

Andrea Mogollón

Um alívio para a área contábil

Andrea, responsável pela parte contábil, comenta que também conseguiram uma ordem e um controle muito maiores na área. Quando o processo era feito manualmente, havia muito estresse na área, que sofria muita pressão cumprimento dos prazos de conferência, aprovação e posterior reembolso das declarações de despesas e um acúmulo de trabalho que parecia não ter fim.

“Agora todo o processo é muito mais rápido e prático para todas as áreas. Os declarantes têm em mãos as informações sobre o status de sua declaração; se já foi aprovada, se tem algum comentário, se está OK ou se foi rejeitada e por quê. Antes, a comunicação era muito complicada e poderia levar até 2 meses para concluir o processo”, afirma Andrea.

Com o Rindegastos, os colaboradores da Datamédica que atuam em campo agora têm a facilidade de digitalizar suas despesas em tempo real e enviar os relatórios para aprovação ali mesmo de onde estão.

“O Rindegastos nos torna mais eficientes, pois agora podemos administrar bem o tempo e processar melhor as informações tendo tudo na mesma plataforma. Podemos conhecer a situação de cada declarante e ter comunicação imediata com eles. Agora damos respostas com mais rapidez e podemos ser mais proativos por não precisarmos investir tempo extra em questões que podemos resolver imediatamente”, finaliza Andrea.

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