Vitalis Hadges
Chile
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Conversamos com Vitalis Hadges, gerente geral da Datamédica, e Andrea Mogollón, contadora da empresa, que nos contaram o antes e o depois de começar a trabalhar com o Rindegastos, as mudanças que observaram e os benefícios que a plataforma trouxe a todas as áreas da empresa.
A Datamédica dedica-se à venda e prestação de serviços de equipamentos médicos na área da diagnóstico por imagem, ou seja, tudo o que tenha a ver com diagnósticos na campo das imagens, como equipamentos de raios X, mamógrafos digitais, scanners e outros. Seus clientes estão localizados em todo o Chile e são principalmente clínicas, centros médicos e hospitais.
Entre os declarantes são engenheiros de serviços técnicos que visitam constantemente os clientes e executivos de vendas que se dedicam a visitas comerciais e demonstrações de equipamentos. No total, formam uma equipe de aproximadamente 25 pessoas que viajam constantemente dentro e fora de Santiago e cada viagem significa despesas e recibos a declarar.
“No início de 2020 estávamos crescendo bastante e, por isso, o número de declarações de despesas aumentou exponencialmente. Naquela época, ouvi no rádio um anúncio do Rindegastos. Decidimos experimentar”, conta Vitalis.
Antes do Rindegastos, a Datamédica recebia fisicamente dezenas de recibos e declarações em papel, todos os dias. Os responsáveis pela parte administrativa não conseguiam processar todas as informações e acumulavam cada vez mais declarações para analisar e reembolsar.
Vitalis convidou sua equipe a testar a plataforma e foi um grande sucesso.
“Realmente, foi uma solução para nós, pois nos permite fazer o trabalho de declaração com muito mais rapidez, eficiência e facilidade tanto para a área administrativa quanto para os declarantes.”
Vitalis Hadges
Andrea Mogollón, responsável pela contabilidade da Datamédica, acrescenta que “não conseguíamos fazer baixar a pilha de declarações, porque o processo todo era muito lento. Normalmente tínhamos uma demora de até 15 dias na resposta aos colaboradores, o que gerava reclamações e transtornos.”
Como técnicos e engenheiros passam a maior parte do tempo em campo, não encontravam tempo para sentar em uma mesa e fazer as declarações, o que aumentava a demora na entrega das informações à área contábil.
“A comunicação não fluía entre as áreas, recebíamos reclamações sobre atrasos, e o processo inteiro, desde o momento em que a pessoa fazia o lançamento até a geração do reembolso, podia facilmente durar um mês”, acrescenta Andrea.
Desde a implantação do Rindegastos na Datamédica, diferentes áreas da empresa conseguiram poupar tempo nos trabalhos administrativos relacionados com a declaração, conferência e aprovação de despesas, podendo agora empregar essas horas para realizar tarefas que realmente agregam valor à empresa.
Miguel Arteaga, hoje gerente comercial, comenta que graças à chegada do Rindegastos, “atualmente podemos empregar esse tempo para atender clientes, avaliar orçamentos, propor novos negócios ou analisar o mercado com mais tempo. Somos mais eficientes com o tempo.”
“Facilitou muito a vida de nossos vendedores e aprovadores. A plataforma é muito fácil de usar, é intuitiva e a curva de aprendizagem é quase imediata”.
Andrea Mogollón
Andrea, responsável pela parte contábil, comenta que também conseguiram uma ordem e um controle muito maiores na área. Quando o processo era feito manualmente, havia muito estresse na área, que sofria muita pressão cumprimento dos prazos de conferência, aprovação e posterior reembolso das declarações de despesas e um acúmulo de trabalho que parecia não ter fim.
“Agora todo o processo é muito mais rápido e prático para todas as áreas. Os declarantes têm em mãos as informações sobre o status de sua declaração; se já foi aprovada, se tem algum comentário, se está OK ou se foi rejeitada e por quê. Antes, a comunicação era muito complicada e poderia levar até 2 meses para concluir o processo”, afirma Andrea.
Com o Rindegastos, os colaboradores da Datamédica que atuam em campo agora têm a facilidade de digitalizar suas despesas em tempo real e enviar os relatórios para aprovação ali mesmo de onde estão.
“O Rindegastos nos torna mais eficientes, pois agora podemos administrar bem o tempo e processar melhor as informações tendo tudo na mesma plataforma. Podemos conhecer a situação de cada declarante e ter comunicação imediata com eles. Agora damos respostas com mais rapidez e podemos ser mais proativos por não precisarmos investir tempo extra em questões que podemos resolver imediatamente”, finaliza Andrea.
“Realmente fue una solución para nosotros, ya que nos permite hacer el trabajo de las rendiciones mucho más rápido, eficiente y más fácil tanto para el área administrativa como para los rendidores.”
Marcela Herrera
Jefa de Cuentas por Pagar
“Realmente fue una solución para nosotros, ya que nos permite hacer el trabajo de las rendiciones mucho más rápido, eficiente y más fácil tanto para el área administrativa como para los rendidores.”
Yasna Sandoval
Analista Contable
“Realmente fue una solución para nosotros, ya que nos permite hacer el trabajo de las rendiciones mucho más rápido, eficiente y más fácil tanto para el área administrativa como para los rendidores.”
