Sumário executivo

As Empresas Socovesa participam ativamente no mercado de residências, escritórios e apartamentos. É o maior grupo imobiliário multimarca e multissegmento, com 50 anos de experiência no mercado nacional.

Loreto Reyes, Chefe do Gabinete de Subcontratos, Peças e Pagamentos, nos conta que gerir manualmente todas as declarações e o caixa pequeno de todas as empresas do grupo é praticamente impossível. “Imagine que cada obra que você vê em construção ou empreendimento imobiliário à venda é um caixa pequeno que tem que ser declarado semanalmente e tudo tem que ser conferido o mais rápido possível para não parar. Há coisas urgentes para comprar e prazos a cumprir.”

Assim, na Socovesa, optaram pela digitalização como forma de otimizar os seus sistemas de trabalho, eliminando qualquer inconveniente que pudesse ser gerado pela forma “manual” ou analógica de realizar o seu trabalho. Foi nessa busca, pela digitalização e por ferramentas adaptáveis, que encontraram o Rindegastos.

Otimização na digitalização

Loreto nos conta com alegria o quão importante foi a chegada do Rindegastos naquela época de busca digital. Ela conta:

 

“Passamos muito tempo à procura de formas de melhorar e facilitar o processo, desenvolvemos uma série de políticas de despesas, mas, no fim, era muito difícil fazer com que as pessoas as cumprissem. Nesse momento chegou o Rindegastos e nos apresentou uma ideia que se adequava ao que procurávamos: digitalizar e otimizar completamente o processo de declaração.”

 

Loreto Reyes

É por isso que, ao contratar o Rindegastos, foi garantida a integração total da plataforma para que esta fosse verdadeiramente cômoda para a empresa e para os seus colaboradores. Demorou apenas um mês para testar o software com 80 usuários e então, vendo que funcionava e que as pessoas estavam satisfeitas com o que estava sendo alcançado, decidiram distribuí-lo para todo o grupo, o que levou aproximadamente 3 meses no total.

Hoje na Socovesa estamos trabalhando praticamente 100% home office, como diz Loreto, “tudo que é de apoio é remoto, o escritório tem 20% da capacidade, praticamente não é necessário sair para trabalhar”. O Rindegastos tem sido uma grande ferramenta para a empresa nesse período, pois já há algum tempo tentava erradicar a derivação de tarefas como a declaração de caixa pequeno e, graças à digitalização, Loreto nos conta que:

 

“Hoje capacitamos nossos usuários para que eles mesmos executem as tarefas e assim eliminem os tempos de espera.”

 

Loreto Reyes

Algo que sempre foi relevante para Loreto e para a equipe da Socovesa é a mensuração das declarações de despesas. Saber quanto tempo é gasto, as maiores despesas e muito mais. “São utilizadas ferramentas de relatório, a que mais utilizamos são os tempos de declaração e conferência, temos indicadores de tempo, valores e quantidades. Com o Rindegastos, o tempo das declarações de despesas foi reduzido, principalmente na sua conferência.” Antes de começar a usar o Rindegastos, o que mais demorava no processo de declaração era o caixa pequeno, “já que não podia ser feito até que chegasse fisicamente ao escritório, mas agora é processado imediatamente”.

Eliminando a papelada

O ano de 2020 foi complicado para a Socovesa no que diz respeito à declaração de despesas, os seus processos foram pensados para serem realizados com papel físico e, como diz Loreto, foi difícil porque “a papelada tinha que ser levada de um local para outro, o que fazia com que se perdesse muito tempo nesse processo.” Quando foi aprovado o Ofício da SII que permite a utilização do Rindegastos como cópia de segurança de notas fiscais eletrônicas e despesas, na Socovesa começamos a migrar imediatamente para o digital, esquecendo de uma vez por todas a papelada física.

A diminuição dos artigos de papelaria é notável nas empresas que utilizam o software Rindegastos. Em entrevista, Loreto nos contou que esse processo de digitalização “funcionou extremamente bem. 90% das pessoas ouviram a proposta, pois o Rindegastos atende e supre todas as suas necessidades.” Quanto ao resto dos usuários, existe sempre uma resistência básica às mudanças, mas com o tempo, e com o software já estabelecido na empresa, todos os colaboradores passaram a utilizá-lo sem problemas.

Resultados

Anteriormente, os processos de conferência das declarações de despesas eram divididos por zonas geográficas na Socovesa, “mas com o sistema Rindegastos, tornou-se possível unificar essas zonas e centralizá-las”, isto com o objetivo de otimizar o sistema de declarações de despesas em geral, algo que funcionou muito bem ao longo do tempo.

As empresas têm que mudar e tornar os seus processos mais eficientes, é definitivamente algo que se conseguiu na Socovesa com os declarações de despesas, por um lado

 

“Facilita as auditorias, antes me pediam coisas e ocupavam meu tempo, agora só dou acesso aos auditores para que eles próprios possam inserir e conferir todas as informações.”

 

Loreto Reyes

Além disso, Loreto nos conta que na Socovesa “temos uma plataforma que uniformiza o processo, torna-o mais ordenado e tenho visibilidade de tudo o que acontece, em menos de um ano conseguimos reduzir a equipe de 4 pessoas para apenas 1, redirecionando o trabalho dos demais para necessidades mais importantes.”