Um resumo sobre a Ultramar

A Ultramar está presente em 17 países e mais de 15 mil colaboradores espalhados por suas empresas nos setores marítimo-portuário, navegação, logística industrial e serviços integrais em terminais e operações.

 

Hipólito Soto, Subgerente Corporativo de TI da Ultramar, conta que, devido à quantidade de declarações de despesas que eram feitas mensalmente e à busca pela digitalização na maioria das tarefas do grupo empresarial, eles buscaram uma opção para a tediosa tarefa de declarar e conferir as despesas manualmente, decidindo usar o Rindegastos para digitalizar o processo.

A necessidade de digitalização

Na Ultramar, trabalha há muito tempo na digitalização. Procuravam constantemente formas de complementar o seu trabalho e automatizar áreas que pudessem ser otimizadas através da digitalização dos seus processos, tal como fizeram com os suas declarações de despesas graças ao Rindegastos.

 

“Quando foi feita a avaliação, tínhamos várias alternativas, é um processo simples, mas não é operacionalmente fácil. Pensamos em desenvolver um sistema nós mesmos, mas a capacidade de fazer algo assim foi difícil para nós.”

 

Hipólito Soto

Em relação a este processo específico, Hipólito afirma, “quando foi feita a avaliação, tínhamos várias alternativas, é um processo simples, mas não é operacionalmente fácil. Pensamos em desenvolver um sistema nós mesmos, mas a capacidade de fazer algo assim foi difícil para nós.” Assim, Hipólito mostra o interesse e a necessidade que tinham como empresa em encontrar uma alternativa à papelada manual e à burocracia tradicional que as declarações de despesas geram, descrevendo um caminho que inicialmente lhes foi difícil percorrer. Depois de algum tempo e pesquisa, e como nos conta Hipólito, na Ultramar descobriram o “Rindegastos numa empresa que já tinha o serviço. Analisamos os custos e o Rindegastos estava anos-luz à frente do que poderíamos desenvolver e com um custo não elevado.” Por isso, tomaram a decisão de começar com nosso software para digitalizar todas as declarações de despesas da empresa. A facilidade e o sucesso que o Rindegastos lhes proporcionou permitiram hoje ter “400 relatórios, que são mais de 1.500 despesas declaradas com o software”.

Uma entrada simples

Ao decidir pelo Rindegastos, iniciou-se o processo de implantação do software e integração com todos os serviços já utilizados na Ultramar. Hipólito conta satisfeito que:

 

“O processo de integração foi bastante rápido, em 3 semanas já estávamos usando o app, e a ajuda que tivemos no nível do suporte foi muito útil.”

 

Hipólito Soto

Há sempre um receio por parte de quem maneja esses processos, pois ao implantar novos softwares surge a dúvida se todos os colaboradores vão se adaptar bem a eles. Sendo essa a situação, Hipólito nos contou que “mesmo quem não é nativo digital consegue manejar o app e o software de forma simples”. Além disso, ao falar do treinamento, Hipólito diz que na Ultramar “todos falam maravilhosamente da plataforma pela facilidade de adaptação. Quando configuramos sistemas, o gerenciamento de mudanças é importante, demos a todos os nossos usuários um treinamento de 30 minutos e nada mais foi necessário.”

 

Na Ultramar, demorava 30 dias para o processo de declaração de despesas do início ao fim, hoje o limite é de sete dias e eles não precisam copiar recibos nem gerar papelada, o app faz tudo automaticamente. A integração, como diz Hipólito, foi decisiva na manutenção e implantação total do serviço do Rindegastos, uma vez que superaram:

 

“A fragilidade tecnológica e geramos valor agregado gerando relatórios e demonstrativos que esperávamos gerar uma vez por mês, agora temos a cada cinco minutos e posso vê-los em qualquer lugar.”

 

Hipólito Soto

É um processo em que, ao todo, levamos apenas um mês, trabalhando com tranquilidade. “A documentação é bastante clara e boa, a API é boa, só temos que revisar as novas versões de sua biblioteca para nos adaptarmos.”

Esquecendo a papelada

No Rindegastos, acreditamos fielmente na eliminação e reciclagem de artigos de papelaria desnecessários, como recibos, relatórios e muito mais. É por isso que trabalhamos na digitalização de todo o processo de declaração e pretendemos atingir a nossa meta GoGreen. Hipólito nos conta que, na Ultramar:

 

“Desde meados de 2019, começaram a eliminar os papéis na empresa, tínhamos relatórios e não queríamos que o trabalho continuasse assim. Precisávamos que todas as informações estivessem dentro do sistema, comprovadas e prontas para entrar no fluxo de trabalho. Não é mais necessário assinar papéis, apenas o comprovante fixo, e com o ofício do SII, nos livramos de toda papelada.”

 

Hipólito Soto

Resultados

Na Ultramar a digitalização tem sido um sucesso, Hipólito, com alegria, nos conta que:

 

“Hoje temos apenas uma pessoa fazendo análises de políticas e gastos. Temos a plataforma limpa. O gerente da área aprova e então o responsável pela política analisa e aprova ou rejeita.”

 

Hipólito Soto

A integração total com seu sistema ERP foi alcançada com sucesso, facilitando a geração de relatórios, comprovação e revisão destes, além de eliminar a papelada que é gerada no processo de declaração manual.

 

O Rindegastos adapta-se 100% à sua empresa e torna o processo de declaração de despesas rápido e fácil.