Resumen ejecutivo

Empresas Socovesa participa activamente en el mercado de las casas, oficinas y departamentos. Es el mayor grupo inmobiliario multi-marca y multi-segmento, con 50 años de experiencia en el mercado nacional.

Loreto Reyes, Jefa de Subcontratos, Oficina de Partes y Pagos, nos cuenta que manejar todas las rendiciones y cajas chicas de forma manual de todas las empresas del grupo, es prácticamente imposible. “Imagínense que cada obra que vean en construcción o proyecto inmobiliario en venta, es una caja chica que tiene que ser rendida semanalmente y todo tiene que ser revisado lo más rápido posible por lo que no se puede parar; hay cosas urgentes que comprar y plazos que cumplir”.

Así, en Socovesa, apostaron por la digitalización como vía para optimizar sus sistemas de trabajo, eliminando cualquier inconveniente que podría generar la forma “manual” o análoga de llevar a cabo sus labores. Fue en esa búsqueda, de digitalización y herramientas adaptables, que encontraron a Rindegastos.

Optimización en la digitalización

Loreto nos cuenta con agrado lo importante que fue la llegada de Rindegastos en ese momento de búsqueda digital. Ella cuenta

 

“Estuvimos buscando harto tiempo formas de mejorar el proceso y hacerlo más fácil, inventamos una serie de políticas de gastos, pero al final era muy difícil hacer que las personas las cumplieran. En ese momento llegó Rindegastos y nos presentó una idea que calzaba con lo que buscábamos: digitalizar y optimizar el proceso de rendiciones por completo”.

 

Loreto Reyes

Es por esto que, al contratar Rindegastos, se veló por la integración total de la plataforma para que fuera realmente conveniente para la empresa y sus trabajadores. Tomó solamente un mes poner el software a prueba con 80 usuarios y luego, al ver que funcionaba y las personas estaban agradadas con lo que se estaba logrando, decidieron extenderlo al grupo completo, lo que tomó aproximadamente 3 meses en total.

Hoy en Socovesa se está trabajando prácticamente 100% en home office, tal como lo cuenta Loreto, “todo lo que es backoffice está remoto, la oficina tiene 20% de aforo, prácticamente no es necesario salir por el trabajo”. Rindegastos ha sido una gran herramienta para la empresa durante este periodo, ya que se llevaba tiempo intentando erradicar la derivación de tareas como rendir la caja chica y, gracias a la digitalización, Loreto nos cuenta que:

 

“Hoy en día hemos educado a nuestros usuarios para que realicen las tareas ellos mismos y así eliminamos los tiempos de espera.”

 

Loreto Reyes

Algo que siempre fue relevante para Loreto y el equipo de Socovesa, fue la medición de las rendiciones de gastos. Saber en qué se invierte el tiempo, los mayores gastos y más. “Se usan las herramientas de reportes, la que más usamos es la de tiempos de rendición y revisión, tenemos indicadores de tiempo, montos y cantidades. Con Rindegastos se disminuyó el tiempo de las rendiciones de gastos, especialmente en la revisión de estos.” Antes de comenzar a utilizar Rindegastos, lo que más tomaba tiempo en el proceso de rendiciones era la caja chica “ya que no se podía hacer hasta que llegaba de forma física a la oficina, en cambio ahora se procesa de forma inmediata.”

Eliminando el papeleo

El año 2020 fue complicado para Socovesa a la hora de rendir los gastos, sus procesos estaban pensados para ser realizados con papel físico y, como cuenta Loreto, era difícil porque “había que mover la papelería de un lugar a otro, lo que hacía que se perdiera mucho tiempo en ese proceso.” Cuando se aprobó el oficio del SII que permite utilizar Rindegastos como backup para los facturas electrónicas y gastos, en Socovesa comenzamos a migrar a lo digital de inmediato, olvidándose de las gestiones de papeleo físico de una vez por todas.

La disminución en papelería es notoria en las empresas que utilizan el software Rindegastos. En entrevista con Loreto, nos contó que este proceso de digitalización “ha funcionado súper bien. 90% de las personas hicieron caso a la propuesta, ya que Rindegastos les cumple y suple todas las necesidades.” En cuanto al resto de los usuarios, siempre existe una resistencia base para los cambios, pero con el tiempo, y con el software ya asentado en la empresa, todos los colaboradores la comenzaron a utilizar sin problemas.

Resultados

Antes los procesos de revisión de las rendiciones de gastos estaban divididos por zonas geográficas en Socovesa, “pero con el sistema de Rindegastos se nos hizo posible unificar estas zonas, y centralizarlas”, esto con el objetivo de optimizar el sistema de rendiciones de gastos en general, algo que en el tiempo ha funcionado bastante bien.

Las empresas tienen que ir cambiando y hacer más eficientes sus procesos, definitivamente es algo que se logró en Socovesa con las rendiciones de gastos, por un lado

 

“Facilita las auditorías, antes me pedían cosas y me quitaban tiempo, ahora solo doy los accesos a los auditores para que ingresen y revisen toda la información por ellos mismos”.

 

Loreto Reyes

Por otro lado, Loreto nos cuenta que en Socovesa “tenemos una plataforma que nos estandariza el proceso, lo hace más ordenado y tengo visibilidad de todo lo que pasa, en menos de un año logramos reducir el equipo de 4 personas a solo 1, redirigiendo el trabajo del resto a necesidades más importantes”.