Rendiciones a un solo clic

Yasna Sandoval

Chile

marzo, 2024 Chile

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Resumen ejecutivo

Adiós, plantillas de excel

¡Hola, Rindegastos! 👋

Integración y reportería

Resumen ejecutivo

Rindegastos llegó a revolucionar el proceso de las rendiciones de gastos en el Grupo Suez a partir del 2018. En esta ocasión conversamos con Yasna Sandoval, quien tiene el rol de analista contable y está a cargo de la contabilidad de todo el holding, con la misión de trabajar en proyectos que ayuden a la automatización de la facturación y la facilitación de procesos internos.

El Grupo Suez está presente en Chile desde 1960 y se dedica principalmente a diseñar, construir y operar infraestructura de tratamiento de aguas y gestión de residuos para entidades municipales e industriales, implementando tecnologías innovadoras para ayudar a sus clientes a gestionar los recursos hídricos de forma eficiente.

Hay muchos colaboradores del grupo que trabajan en terreno y realizan gastos de movilización, viáticos, entre otros. Con Rindegastos lograron facilitar por completo el proceso y hoy son aproximadamente 100 rendidores que usan la plataforma para rendir sus gastos de manera 100% digital.

Adiós, planillas de excel

Suez agrupa un holding de 4 empresas y sus áreas administrativas, de contabilidad y tesorería trabajan en una oficina central en Apoquindo. Yasna nos cuenta que antes del 2018 “había personas que trabajaban desde el norte y, entre hacer la rendición, enviarla de forma física a la oficina en Santiago, ingresar el gasto y realizar el reembolso, podía pasar fácilmente una semana y media. Se hacía todo de forma manual y era muy lento el proceso”.

Antes de implementar la plataforma, los rendidores debían registrar sus gastos en una planilla de Excel y hacerlas llegar a la oficina central, donde las personas encargadas ingresaban a SAP una por una las boletas y facturas que iban llegando. Yasna llegó al área administrativa y tuvo la misión de tomar el proyecto de Rindegastos, la implementación de la API y otras labores, como ayudar en el proceso de la automatización en el área contable.

“Antes de Rindegastos, todos los procesos se hacían de forma manual y era un proceso muy lento”.

Yasna Sandoval

¡Hola, Rindegastos! 👋

Con la llegada de Rindegastos al Grupo Suez, la forma de rendir los gastos cambió y dio un giro total hacia la digitalización y optimización de los procesos internos. Yasna nos comenta que “ahora que usamos la plataforma de forma integrada, las boletas y facturas llegan directamente a SAP y se contabilizan de forma automática, por lo que ya no es necesario imprimirlas. Ahora estamos con cero papeles”.

Los rendidores que están en terreno pueden subir sus gastos directamente desde la app móvil en el mismo lugar donde realizaron el gasto, sin la necesidad de instalarse y tener que usar su tiempo exclusivamente para la tarea de la rendición.

Actualmente, el flujo para las rendiciones funciona así: una vez que el rendidor crea el gasto y sube la rendición, rápidamente se va al primer aprobado (jefe directo), luego pasa al gerente de área y por último a administración.

“Valoramos muchísimo la rapidez con la que podemos tener a mano la información y los flujos de la plataforma. Ahora nos llega un gasto y en una semana el monto ya está devuelto”.

Ha sido bastante intuitivo el sistema y el proceso y los rendidores no han tenido reclamos. Al contrario, todo ha sido para mejor.

Yasna Sandoval

Integración y reportería

“A modo de administrador, es súper fácil obtener reportes. Tenemos la información en línea y todo va quedando respaldado, lo que nos sirve para llevar un orden en la contabilidad y en temas de asesorías, tanto internas como externas”.

Para el Grupo Suez, la implementación de Rindegastos a sus procesos “ha sido un gran cambio para el bien de todas las áreas”. El contar con la plataforma es un alivio tanto para rendidores como aprobadores y sobre todo para el área contable.

“La integración ha traído la ventaja de ganar HH (horas-hombre), ya que antes si nos demorábamos de 5 a 10 minutos por rendición, ahora hacemos un clic y así revisamos todas las rendiciones”.

Yasna Sandoval

¿Qué es lo que más valoras de Rindegastos?

“Lo más valioso de usar Rindegastos es que la plataforma sea intuitiva, que las personas se adapten rápidamente a su uso y el soporte. Siempre hemos tenido soluciones inmediatas y respuestas rápidas”, concluye Yasna.