Rendiciones a un solo clic

Yasna Sandoval

Chile

Outubro, 2024 Chile

En este artículo encontrarás

Resumen ejecutivo

Adiós, plantillas de excel

¡Hola, Rindegastos! 👋

Integración y reportería

Sumário executivo

O Rindegastos veio para revolucionar o processo de declaração de despesas no Grupo Suez a partir de 2018. Nessa ocasião, conversamos com Yasna Sandoval, que tem a função de analista contábil e é responsável pela contabilidade de toda a holding, com a missão de trabalhar em projetos que ajudem a automatizar o faturamento e facilitar processos internos.

O Grupo Suez está presente no Chile desde 1960 e dedica-se principalmente a projetar, construir e operar infraestruturas de tratamento de água e gestão de resíduos para entidades municipais e industriais, implantando tecnologias inovadoras para ajudar os seus clientes a manejar os recursos hídricos de forma eficiente.

São muitos os colaboradores do grupo que trabalham em campo e incorrem em despesas de mobilização, despesas de viagem, entre outras. Com o Rindegastos, conseguiram facilitar completamente o processo e hoje são cerca de 100 declarantes que utilizam a plataforma para declarar suas despesas de forma 100% digital.

Adeus, planilhas do Excel

A Suez reúne uma holding de 4 empresas e suas áreas administrativa, contábil e de tesouraria funcionam em um escritório central em Apoquindo. Yasna conta que antes de 2018 “havia gente que trabalhava no norte e, entre declarara a despesa, enviar fisicamente para o escritório de Santiago, inserir a despesa e fazer o reembolso, poderia facilmente demorar uma semana e meia. Tudo era feito manualmente e o processo era muito lento.”.

Antes de implantar a plataforma, os declarantes tinham que registrar suas despesas em uma planilha em Excel e enviá-las para a central, onde os responsáveis inseriam um a um os recibos e notas fiscais que chegavam ao SAP. Yasna veio para a área administrativa e teve a missão de assumir o projeto Rindegastos, a implantação da API e outras tarefas, como ajudar no processo de automação da área contábil.

“Antes do Rindegastos, todos os processos eram feitos manualmente e era um processo muito lento.”

Yasna Sandoval

Olá, Rindegastos! 👋

Com a chegada do Rindegastos ao Grupo Suez, a forma de declarar despesas mudou e deu uma guinada completa rumo à digitalização e otimização dos processos internos. Yasna conta que “agora que utilizamos a plataforma de forma integrada, os recibos e notas fiscais chegam diretamente ao SAP e são contabilizados automaticamente, não sendo mais necessário imprimi-los. Agora, estamos com zero papel”.

Quem está em campo pode fazer o upload de suas despesas diretamente do aplicativo móvel no mesmo local onde gastou, sem a necessidade de se instalar e ter que utilizar seu tempo exclusivamente para a tarefa de declaração.

Atualmente, o fluxo de declaração funciona assim: uma vez que o colaborador cria a despesa e sobe a declaração, esta vai rapidamente para o primeiro aprovador (chefe direto), depois vai para o gerente da área e por último para a administração.

“Valorizamos muito a velocidade com que conseguimos ter os fluxos de informações da plataforma à mão. Agora recebemos uma despesa e em uma semana o valor já é reembolsado.”.

O sistema e o processo têm sido bastante intuitivos e os declarantes não tiveram reclamações. Pelo contrário, tudo melhorou.

Yasna Sandoval

Integração e gerenciador de relatórios

“Como administrador, é super fácil obter relatórios. Temos a informação on-line e tudo vai sendo salvo, o que nos ajuda a manter a ordem na contabilidade e na consultoria, tanto internas quanto externas”.

Para o Grupo Suez, a implantação do Rindegastos nos seus processos “foi uma grande mudança para o bem de todas as áreas”. Ter a plataforma é um alívio tanto para os declarantes quanto para os aprovadores e principalmente para a área contábil.

“A integração trouxe a vantagem de ganhar HH (horas-homem), pois antes se levávamos de 5 a 10 minutos por declaração, agora clicamos e assim conferimos todas as declarações.”

Yasna Sandoval

O que você mais valoriza no Rindegastos?

“O mais valioso de usar o Rindegastos é que a plataforma é intuitiva, que as pessoas se adaptam rapidamente ao seu uso e ao suporte. Sempre tivemos soluções imediatas e respostas rápidas”, finaliza Yasna.