Marcela Herrera
Chile
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Sumário executivo
Marcela Herrera, Chefe de Contas a Pagar da Engie Services, está na empresa há onze anos, hoje é responsável pelo pagamento de fornecedores internos e externos, onde realiza o planejamento de pagamentos de declarações, caixa pequeno e também pagamento de notas fiscais, entre outros. Não é uma tarefa fácil se considerarmos que, nesta empresa, fornecedora de soluções integrais de fornecimento e serviços de energia, quase todos declaram despesas. Os itens mais recorrentes? Alimentação e transporte.
Antes do Rindegastos
Marcela conta que, antes do Rindegastos, a empresa contava com um sistema interno desenvolvido por um programador da Engie Services. “Era básico, porque cobria as necessidades que a empresa tinha 10 anos atrás. Naquela época, não podíamos anexar documentos; não havia rastreabilidade do processo, ou seja, o usuário não tinha como saber em que etapa do processo estava a declaração; a reportabilidade era zero e não havia atualizações automáticas, portanto, era necessário inserir informações para que o sistema fosse atualizado. Além disso, fazer qualquer melhoria significava incorrer em um gasto extra, pois envolvia desenvolvedores externos”, esclarece.
Somado a isso, havia a perda dos comprovantes das despesas declaradas, como um problema frequente. “Nossa empresa possui escritórios em todo o Chile, então o risco de perda de documentos era muito alto e, na ausência de comprovante impresso, a despesa não podia ser declarada”.
O sistema que a Engie Services possuía não era muito fácil de usar, pois, se as informações não fossem salvas corretamente, não havia como recuperá-las e dados como os centros de custos das áreas tinham que ser inseridos manualmente.
Dessa forma, com o sistema antigo o processo de declaração complicava-se, pois facilmente poderia demorar 10 dias, como relata Marcela:
“O usuário enviava a declaração por e-mail, a direção tinha que aprovar, quando isso ocorria, era enviada para a recepção e dali encaminhada para mim para pagamento. Caso não fosse aprovada, era devolvida e todo o processo reiniciado.”
Marcela Herrera
Uma implantação simples
Marcela reconhece o valor humano, a boa disposição e o profissionalismo dos executivos do Rindegastos, qualidades que se destacam num processo de implantação como este. “A implantação foi muito tranquila para nós... Nos ocorreu mudar a plataforma de declaração no mesmo momento que iniciamos com o SAP R/3. Mas os profissionais do Rindegastos foram muito solícitos, sabiam a que vinham e tinham experiência com o SAP, então nos auxiliaram muito na migração para esse sistema. Eles cuidaram de tudo, a única coisa que nos pediram foram as informações básicas para montar o procedimento. Tanto o processo quanto o treinamento foram muito rápidos.”
Em relação às dificuldades que os usuários da plataforma podem ter enfrentado, a executiva da Engie Services comenta que:
“Não houve resistência dos colaboradores, pelo contrário, já que é possível acessar a plataforma a partir de qualquer navegador ou pelo aplicativo móvel, é a única coisa de que precisa. Então, tem sido muito melhor para todos”
Marcela Herrera
Reportabilidade e rastreabilidade: os benefícios mais valorizados
Ao questionar Marcela sobre os pontos mais positivos da plataforma, ela indica que possui muitas ferramentas para tornar a declaração mais ágil. Na verdade, com o Rindegastos o processo demora em média 5 dias, metade do tempo gasto com o sistema anterior. Mas, o mais valioso para esta executiva está relacionado às vantagens que a plataforma oferece. “A reportabilidade e a rastreabilidade são excelentes. Por exemplo, você pode baixar o relatório completo de um usuário e ver detalhadamente a movimentação das declarações e se ele está utilizando seus recursos corretamente. Também é possível detectar quem gasta mais com alimentação ou quem gasta mais com combustível, entre muitos outros atributos.”
E em relação à rastreabilidade, Marcela garante que a ferramenta:
“Tem nos ajudado muito a gerenciar as solicitações dos nossos clientes internos, já que o mesmo usuário que declara a despesa pode acompanhar as etapas da sua de declaração na mesma plataforma”
Marcela Herrera
Mas não só os usuário internos foram beneficiados pela implantação do Rindegastos, como também os agentes externos. Nesse sentido, Marcela comenta que “nas auditorias, facilitou-nos muito o processo, pois nos permite dar acesso aos auditores para que possam consultar diretamente a informação, tarefa que antes exigia muito tempo.”
“De modo geral, antes tínhamos que estar atentos ao processo de declaração e hoje ele funciona de forma automática, o que nos dá maior tranquilidade e permite que nos dediquemos a outros assuntos da nossa área”.
Nuestra empresa tiene oficinas en todo Chile, por lo que el riesgo de extraviar los documentos era
altísimo y al no tener respaldo físico del gasto, este no podía rendirse, ahora no es así.
Marcela Herrera
Jefa de Cuentas por Pagar
Nuestra empresa tiene oficinas en todo Chile, por lo que el riesgo de extraviar los documentos era
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Yasna Sandoval
Analista Contable
Nuestra empresa tiene oficinas en todo Chile, por lo que el riesgo de extraviar los documentos era
altísimo y al no tener respaldo físico del gasto, este no podía rendirse, ahora no es así.
