Rapidez y mayor control en las rendiciones de gastos digitales

Alfonso Lara

Chile

Outubro, 2024 Chile

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Resumen ejecutivo

¿Cómo llegó Makita Chile a Rindegastos?

Rendiciones "on the go" y con mayor control

Go green

Resultados

Sumário executivo

A Makita é uma empresa com mais de 100 anos de história na fabricação de ferramentas industriais, fundada originalmente em Nagoya, Japão. Em março de 1999, chegaram ao nosso país como Makita Chile e desde 2021 decidiram digitalizar o processo dos suas declarações de despesas com o Rindegastos.

Alfonso Lara faz parte da equipe Makita Chile há 5 anos e hoje ocupa o cargo de Gerente Administrativo e Financeiro, sendo responsável pelo controle das operações financeiras da empresa em todo o Chile. Atualmente, cerca de 50 colaboradores utilizam o Rindegastos.

Como Makita Chile conheceu o Rindegastos?

“Eu ouvi no rádio. Fizeram alguns comerciais muito legais onde ouvi um diálogo com o qual nos identificamos”, conta Alfonso.

Na Makita Chile, eles têm pessoal em diferentes partes do país dedicado a demonstrar seus produtos. Para gerir os seus reembolsos, tinham que seguir um processo complicado, guardando fisicamente recibos e notas fiscais eletrônicas que, por motivos de auditoria interna, tinham de ser enviados ao escritório central para que uma pessoa pudesse processar a informação e inseri-la no sistema.

“Não estava funcionando corretamente; demorávamos muito e os reembolsos também demoravam muito. Comparamos a solução com outras disponíveis no Chile e vimos que era uma excelente alternativa, tanto em preço quanto em funcionamento.”

Alfonso Lara

Declarações em qualquer lugar e com maior controle

“A operação de declarações de despesas mudou radicalmente para melhor.” Alfonso acrescenta que, graças ao Rindegastos, atualmente tanto declarantes quanto aprovadores utilizam o aplicativo móvel para declarar e conferir suas despesas pelo celular, economizando tempo e otimizando suas tarefas diárias.

“As autorizações são dadas com muita facilidade e todo o processo é muito rápido. A pessoa pode fazer sua declaração em tempo real. Por exemplo, antes, nos declarações de despesas em restaurantes, muitas vezes os colaboradores diziam “é que não me trouxeram a conta detalhada”. Agora basta tirar uma foto do pedido podemos ter maior controle e detalhamento sobre quem compareceu e o que consumiu.

Alfonso Lara

Outra vantagem que a Makita Chile viu com a plataforma é que todas as informações de despesas do colaborador são lidas diretamente no app, assim também é possível evitar erros.

GoGreen

Preocupada com a ecologia, a Makita Chile decidiu substituir seus motores de combustão por motores elétricos e sem fio. Atualmente, todos os seus produtos funcionam à base de baterias e com um mesmo tipo você pode utilizar até 360 produtos diferentes.

O Rindegastos permite a eliminação de declarações em papel e o armazenamento desnecessário de recibos e notas fiscais eletrônicas, tendo em vista que a Receita Federal já autoriza ter notas fiscais eletrônicas de despesas de forma 100% digital, conforme Ofício nº 1.645.

“Estamos muito preocupados com a parte ecológica”, acrescenta Alfonso. E graças ao Rindegastos também colaboram com a economia de papel e a otimização de recursos, tanto para a empresa quanto para o meio ambiente.

Resultados

Em menos de um ano desde a incorporação do Rindegastos, a Makita Chile está muito feliz com os resultados, tornando fáceis e rápidos processos que antes eram complicados e envolviam perdas desnecessárias de tempo.

“O Rindegastos propicia controle, muita rapidez e nos permite fazer reembolsos muito rapidamente para quem declarou hoje. Praticamente posso fazer o reembolso em 1 ou 2 dias.”