Giro en un 180° en la digitalización de las rendiciones de gastos

Jonathan Ibarra

Chile

marzo, 2024 Chile

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Resumen ejecutivo

Antes de Rindegastos

Integración al ERP

Resultados

Resumen ejecutivo

Copeval es una empresa chilena fundada en 1956 que hoy se posiciona como líder en la distribución de insumos y servicios para todo el sector agropecuario. Está orientada a darle soluciones de todo tipo al agricultor y las empresas asociadas al rubro y cuenta con más de 20 sucursales, centros de distribución y abastecimiento y plantas de agroindustria a lo largo de todo Chile.

Jonathan Ibarra lleva más de 10 años trabajando en la compañía y actualmente se desempeña como jefe de administración y servicios generales, rol en el que tiene la misión de llevar el control de documentos, oficina de partes y cajeros de la oficina central, teniendo a su cargo un equipo de 5 personas. Conversamos con Jonathan sobre su experiencia con la implementación de Rindegastos, hito con el que pudieron despedirse al fin de las planillas en Excel, boletas y almacenamiento de papeles.

Antes de Rindegastos

El 2019 en Copeval decidieron incorporar Rindegastos para la digitalización de las rendiciones de gastos, cajas y fondos por rendir, además de la optimización de sus procesos internos. Jonathan nos comenta que anteriormente, los colaboradores usaban un módulo de rendiciones desarrollado inhouse en su ERP y también a través de planillas Excel, pero que era muy básico para cumplir sus necesidades y que todo el proceso se traducía en pérdidas de tiempo y retraso en los pagos.

“Fue un acierto la implementación de Rindegastos en Copeval. Tenemos muchos centros de distribución a lo largo de Chile, por lo que nuestro gerente de administración y finanzas empujó el proceso. Antes todo lo referente a rendiciones significaba una gran demora, nos llegaban boletas ilegibles, sin respaldos y gastos que
no correspondían”.

Jonathan Ibarra

Integración al ERP

¿Qué significa la integración del ERP con Rindegastos?

Rindegastos se adapta con facilidad a cualquier ERP del mercado o sistema contable que usen las empresas y para las empresas corporativas tiene múltiples beneficios que permitirán optimizar aún más los tiempos en lo relacionado a las rendiciones de gastos.

En Copeval no dudaron de los beneficios de la integración y lo hicieron el mismo 2019, logrando tener Rindegastos integrado a SAP en 45 días, por lo que toda la información contable de usuarios y centros de costos se traspasa automáticamente sin tener la necesidad de volver a digitar una rendición de gastos. El proceso se vuelve más robusto y auditable, ya que al no haber interferencia humana, se evitan los errores en
la digitación.

Jonathan nos comenta que el proceso se llevó a cabo en conjunto con ambos equipos
de TI.

“Gracias a esto, todos los datos que se ingresan a la plataforma pasan exactamente a nuestro ERP: scaning, fotos, digitación de gastos, etc. Además, el proceso es bastante limpio, está todo estructurado por parte de Rindegastos para que sea un éxito”.

Jonathan Ibarra

Resultados

Jonathan agrega que hoy en día hay aproximadamente 350 colaboradores de Copeval que usan Rindegastos, pasando por el área administrativa, comercial, gerencial y de operaciones, entre otras. Asegura que es una herramienta que llegó a cambiar completamente la forma en que rendían anteriormente, con la posibilidad de poder hacer seguimiento de todos los gastos y rendiciones, con toda la información disponible desde cualquier lugar.

“Rindegastos dio un giro en 180° a la forma en que teníamos de rendir los gastos y vale la pena que otras empresas conozcan cómo funciona. Hoy en día tenemos todo digitalizado, con aprobadores, rendidores y políticas asociadas. La reportería es súper potente y últimamente le hemos sacado bastante provecho, porque además
es configurable”.