La administradora de Liz Minelli asegura que, considerando los beneficios que aporta la plataforma, Rindegastos es mucho más rentable.
Cuando decidieron automatizar el procedimiento de la rendición Beatriz nos cuenta que:
“Estuvimos revisando una plataforma estadounidense, pero no tenía versión en español. Además, queríamos que funcionara desde el teléfono, para que el gasto se pudiera rendir en cuanto se realizara”.
Beatriz Hernandez
En este sentido, Rindegastos ofrecía todos los requerimientos necesarios para cubrir las necesidades de la empresa.
Agrega que “como el sistema está integrado a ERP, me facilita muchísimo el procedimiento. Al tener toda la información en un mismo lugar, ya no tengo que revisar dos veces. Para mí ha implicado una reducción en los tiempos del proceso, porque Rindegastos lo simplificó”, agrega la profesional.
Pero eso no es todo. Por disposición legal, el factura electrónica fiscal digital por internet mexicano (CFDI) debe emitirse con dos componentes obligatorios: un archivo XML y otro PDF. Ambos, son siempre requeridos por el servicio de impuestos de ese país y para reportarlos estos deben ser descargados y luego subidos al registro respectivo.
Para solucionar este embrollo, Rindegastos implementó en Liz Minelli una solución eficiente y mucho más rápida. “Se habilitó el correo electrónico recibos@rindegastos.com para reenviar allí los mails con los facturas electrónicas en sus dos versiones. Una vez reenviado, quedan automáticamente recepcionados en la plataforma, que carga la fecha, monto, folio y el concepto por el cual viene la factura, lo que agiliza la recuperación de los facturas electrónicas y finalmente el reporte de los gastos”, comenta Beatriz y agrega “esto ha sido un beneficio extraordinario para todos los usuarios. El 90% de los proveedores con los que trabajamos envían a tu correo una factura PDF y XML, y en segundos llega otro mail informando que los gastos han sido cargados. Así el cierre mensual me toma 3 días en lugar de 10 o 12, que ocupaba antes, al hacerlo de forma manual en un Excel”.
Los ítems más rendidos por supervisores y auditores en esta empresa, son productos de consumo, transporte y hospedaje. Si bien hubo resistencia inicial del personal a realizar el trámite de manera digital, Beatriz asegura que este cambio tecnológico los “ha hecho crecer como empleados, porque lo que hoy en día sucede, y que ellos antes no hacían, es que tienen que revisar y conocer su factura electrónica antes de subirlo a la plataforma para así evitar errores”.