Sumário executivo

Liz Minelli conquistou seu nome no mercado feminino mexicano desde que entrou em cena em 1992 com sua primeira boutique de roupas com desenho exclusivo na Cidade do México. Hoje possui 173 filiais no país asteca e 4 na Guatemala.

 

A administradora dessa empresa, Beatriz Hernández, supervisiona a área de despesas de viagem há quatro anos e, portanto, está diretamente ligada à declaração de despesas.

 

Para ela, a incorporação do Rindegastos não significou apenas agilizar o processo de recuperação de notas fiscais eletrônicas, mas também ter informações fundamentais para a adoção de medidas comerciais.

Uma plataforma configurada sob medida

Os supervisores e auditores das filiais são quem prioritariamente declaram despesas nessa empresa e o fazem de forma recorrente, pois viajam com muita frequência para supervisionar o funcionamento das lojas localizadas em diferentes estados do México.

 

Antes de implantar a solução tecnológica, cada colaborador entregava fisicamente suas notas fiscais eletrônicas a cada quinze dias e nem sempre os pagamentos dos consumo eram feitos com cartão de crédito corporativo, o que impedia a empresa de deduzir impostos sobre essas despesas.

 

“Com o Rindegastos, o tempo de recuperação das notas fiscais eletrônicas foi reduzido em 50%, uma vez que os colaboradores são solicitados a carregar as suas notas fiscais eletrônicas uma vez por semana. Além disso, a plataforma foi configurada para aceitar documentos de pagamento associados apenas ao cartão de crédito da empresa. Se uma despesa for paga por outro meio, a plataforma automaticamente não a carrega porque não é compatível com o autorizado e, portanto, não é reembolsável”, explica Beatriz Hernández. Desta forma, foi possível aumentar o número de despesas de consumo dedutíveis fiscalmente, estabelecendo uma política clara de declaração de despesas por meio da plataforma.

 

Além das utilidades próprias desta solução tecnológica, a administradora da Liz Minelli destaca a reportabilidade do Rindegastos e seus benefícios. “A partir do momento em que você baixa as informações, você pode processá-las da maneira que mais lhe convier e montar seus relatórios como preferir. Como gerimos muitas filiais, decidimos configurar a plataforma para que as despesas pudessem ser associadas a cada filial e isso não implica qualquer atraso, pois o usuário não tem de digitar, basta escolher a loja correspondente. Isto, no final das contas, nos diz qual estado nos custa mais e a análise dessa informação nos permite tomar decisões comerciais”, afirma.

 

“Tem nos ajudado muito a gerenciar as solicitações dos nossos clientes internos, já que o mesmo usuário que declara despesas pode acompanhar as etapas de sua declaração na mesma plataforma”.

 

Beatriz Hernandez

O Rindegastos fez os funcionários crescerem

A administradora da Liz Minelli garante que, considerando os benefícios proporcionados pela plataforma, o Rindegastos é muito mais rentável.

 

Quando decidiram automatizar o procedimento de declaração, Beatriz nos conta que:

 

“Estávamos analisando uma plataforma americana, mas ela não tinha versão em espanhol. Além disso, queríamos que funcionasse a partir do telefone, para que a despesa pudesse ser declarada assim que fosse realizada.”

 

Beatriz Hernandez

Nesse sentido, o Rindegastos ofereceu todos os requisitos necessários para cobrir as necessidades da empresa.

 

Ele acrescenta que “como o sistema está integrado ao ERP, facilita muito o procedimento para mim. Ao ter todas as informações em um só lugar, não preciso mais verificar duas vezes. Para mim, implicou uma redução nos tempos de processo, porque o Rindegastos simplificou”, acrescenta a profissional.

 

Mas isso não é tudo. Por disposição legal, a Nota Fiscal Eletrônica Digital Mexicana via Internet (CFDI) deve ser emitida com dois componentes obrigatórios: um arquivo XML e outro PDF. Ambos são sempre exigidos pelo serviço fiscal daquele país e para reportá-los devem ser baixados e depois carregados no respectivo cadastro.

 

Para resolver essa problema, o Rindegastos implantou uma solução eficiente e muito mais rápida na Liz Minelli. “O endereço recibos@rindegastos.com foi habilitado para encaminhar para lá os e-mails com as notas fiscais eletrônicas nas duas versões. Depois de encaminhadas, são recebidas automaticamente na plataforma, que carrega a data, o valor, a página e o objeto a que se destina a nota fiscal, o que agiliza a recuperação das notas fiscais eletrônicas e por fim o relatório das despesas”, afirma Beatriz, acrescentando que “este tem sido um benefício extraordinário para todos os usuários. 90% dos fornecedores com quem trabalhamos enviam uma nota fiscal em PDF e XML para o e-mail, e em poucos segundos chega outro e-mail informando que as despesas foram carregadas. Assim, o fechamento mensal demora 3 dias em vez de 10 ou 12, que demorava antes, quando fazia manualmente no Excel.”

 

Os itens mais lançados pelos supervisores e auditores nesta empresa são produtos de consumo, transporte e hospedagem. Embora tenha havido resistência inicial por parte dos funcionários em realizar o procedimento digitalmente, Beatriz garante que esta mudança tecnológica “fez com que crescessem como funcionários, porque o que acontece hoje, e que antes não faziam, é que têm de conferir e conhecer sua nota fiscal eletrônica antes de carregá-la na plataforma, para evitar erros.”